طراحی ست اداری چیست؟

ست اداری نامی است که به مواد مورد نیاز برای ارتباطات نوشتاری و چاپی به ویژه در مشاغل، شرکت ها و سازمان ها اطلاق می شود. ست اداری شامل: سربرگ، پاکت نامه، خودکار و مداد، دفترچه یادداشت، و غیره است. در نتیجه طراحی ست اداری به استفاده از هنر گرافیکی سفارشی برای این اقلام به عنوان بخشی از استراتژی برندسازی شما اشاره دارد که معمولا شامل طراحی لوگو می شود.

از آنجایی که ست اداری معرف یک برند یا سازمان است و نقش پررنگی در برندسازی دارد، طراحی آن باید توسط افراد متبحر و باتجربه انجام شود. معمولا طراحی گرافیک دارای برخی اصول و قوانین بوده که رعایت کردن آن‌ها توسط طراح، سبب بالا رفتن کیفیت طراحی او می‌شود. مهم‌ترین اصول طراحی ست اداری حرفه ای شامل موارد زیر است:

• فونت در طراحی ست اداری و تایپوگرافی نوشته‌ها خوانا و جذاب باشد.
• از طرح سایر رقبا کپی‌برداری صورت نگرفته باشد.
• سایز و ابعاد در طراحی ست اوراق اداری باید در اندازه‌های استاندارد باشد.
• اطلاعات مهم و ضروری سازمان مانند ایمیل، شماره تماس، آدرس سایت و… در آن‌ها درج شود.
• از تاثیر رنگ در طراحی ست اداری غافل نشد.

5 مزیت ست اداری

اگر هنوز در مورد استفاده از ست اداری با کیفیت بالا برای برند شرکت خود متقاعد نشده اید، ما شما را با 5 مزیت عمده و مهم ست های اداری آشنا خواهیم کرد:

1. پیام برند شما را بدون فریاد زدن منتقل می کند

اکثر منابع بازاریابی یک نوع مفهوم برای چهره و برند شما هستند. هدف آنها جلب توجه مردم و ارسال پیام به آنها است. ست اداری تجاری، اما بسیار ظریف تر است. به جای اینکه نام شرکت و خدمات خود را بر سر مشتری فریاد بزند، هر بار که به نامه ای که برایشان فرستاده اید یا به فاکتوری که به آنها داده اید نگاه می کنند، ست اداری شما به طور نامحسوس به آنها می گوید: هی، ما را به یاد می آوری؟. این رویکرد غیر مزاحم ست اداری برای حضور یک برند، در ذات تجاری ست اداری است و سابقه موفقیت آن به قرن ها پیش بازمی گردد.

2. بسیار قابل مشاهده است

با تبلیغات، آگهی‌ها و حتی رسانه‌های اجتماعی یا وب‌سایت خود، باید «بجنگید»کنید تا مطمئن شوید که مردم برند شما را پیدا کرده، می ببینند و به خاطر می سپارند. اما زمانی که شما از ست اداری مارک دار استفاده می کنید، مردم شما را به راحتی خواهند دید، زیرا برند شما به معنای واقعی کلمه روی ست اداری و تجهیزات ارتباطاتی است که استفاده می کنند یا از مشتریان از شما دریافت می کنند.

3. حرفه ای بودن شما را مطرح می کند

تصویر برند، جسمی است که نیاز به ثبات و پایداری دارد. داشتن یک طراحی اختصاصی برای ست اداری خود، باعث می شود شما (و شرکت شما)، حرفه ای تر، جدی تر و قابل اعتمادتر به نظر برسید. این نه تنها بر مشتریان احتمالی شما بلکه بر همکاران و کارمندان شما نیز تأثیر می گذارد.

4. مردم را سرگرم می کند

ست اداری حرفه ای نه تنها برند شما را به مردم یادآوری می کند بلکه آنها را به برند شما نیز متصل می کند. هر بار که مکاتباتی را روی سربرگ برند خود ارسال می کنید، هر بار که یک فاکتور با نام تجاری خود برای آنها ارسال می کنید، مشتریان شما (یا مشتریان بالقوه شما) این پیام را دریافت می کنند که شما می خواهید برای کسب و کار آنها ارزش قائل شوید و آنها به آن پاسخ خواهند داد.

5. برای اکثر بودجه ها قابل دسترسی است

تلاش‌های بازاریابی می‌تواند برای استارت‌آپ‌ها، فریلنسرها و کسب و کارهای کوچک چالش‌برانگیز باشد. با این حال، یک بسته ست اداری تجاری معمولا هر چقدر هم برای کسب و کار شما بزرگ باشد، اما در حد بودجه است.

الزامات ست اداری شامل چه چیزهایی است؟

با توجه به آنچه تاکنون صحبت کردیم، احتمالا متوجه شده اید که ست اداری تجاری، شما و شرکت شما را ثروتمندتر نشان می دهد حتی اگر واقعا چنین نباشد. اما ممکن است پیش خود بپرسید که کدام اجزای ست اداری کاملا ضروری برای حرفه ای به نظر رسیدن و از دست ندادن فرصت برندسازی است؟ احتمالا ما ذهن تان را خواندیم! در زیر لیستی از 5 اقلام ست اداری ضروری برای مشاغل آورده شده است.

1. کارت ویزیت

کارت ویزیت خلاقانه وسیله ای برای معرفی شرکت شما به یک مشتری جدید یا مشتری بالقوه، و یا یک همکار، یک شریک بالقوه و یا حتی یک رقیب است.

کارت‌های ویزیت در جایی کار می‌کنند که شما نمی‌توانید در درازمدت آنجا حضور داشته باشید، زیرا در اختیار مشتری باقی می‌مانند و پس از رفتن شما یا نماینده‌تان، نشان‌دهنده برند شما هستند.

داشتن یک کارت ویزیت سفارشی و کاملا حرفه ای طراحی شده با تایپوگرافی و فونت های عالی، گویای حرفه ای بودن شما و قدردانی شما از مشتریان است.

2. سربرگ

تمام مکاتباتی که در کسب و کارتان ارسال می کنید باید روی سربرگ هایی باشد که با برند شما همخوانی داشته باشد. این عنصر در تمام ارتباطات شما با دیگران حضور دارد ولی حضورش خیلی ظریف و غیر مزاحم است و در طول تمام مکاتبات شما، بر برند شما تأکید می کند.

برای این کار، به طراحی خلاقانه ست اداری ای نیاز دارید که چشمان مخاطب را به خود جلب کند اما در عین حال از محتوای نامه منحرف نشود.

3. پاکت های پستی و شرکتی

پاکت مارک دار، معادل واقعی یک ایمیل خوانده نشده در اینباکس است. پاکت نامه مارک دار تضمین می کند نامه شما در هر انبوهی از نامه ها، شناسایی می شود و به گیرندگان کمک می کند تا با برند شما آشنا شوند، ارتباطات شما را پیش بینی می کند و نرخ خواندن نامه را افزایش می دهد.

اطمینان حاصل کنید که برای هر هدفی، پاکت هایی در اندازه های مختلف دارید و به خاطر داشته باشید که پاکت های بزرگتر بلافاصله با محتویات مهم تری مرتبط می شوند.

4. فولدرها و پوشه ها

در هر صورت، شما ممکن است بخواهید بیش از یک ورق کاغذ را با هم گروه بندی کنید. یک پوشه برای این کار ضروری است.

داخل فولدرها، بسته‌ای از بروشورها، یا جزئیات قیمت‌ها و سایر برگه‌های اطلاعاتی برای مشتریان، یا اسناد داخلی مانند قراردادها، رونوشت‌های فاکتور و جزئیات مشتری، می تواند قرار داده شود اما در هر صورت، پوشه‌ای عالی است که همراه با نام تجاری شما، حاوی آن اوراق مهم باشد. پوشه‌ها فرصت‌های زیادی را برای ارائه خلاقیت و دید ارائه می‌کنند زیرا فضایی برای افزودن تصاویر، گرافیک و موارد دیگر را در اختیار شما قرار می دهند.

5. فاکتورها

سفارشی کردن فاکتورهای خود با طراحی برندتان یک راه بسیار ساده برای جدی جلوه دادن کسب و کارتان است و به مشتری کمک می کند تا با یک نگاه، دقیقا بداند آن فاکتور از چه کسی است.

معمولا برگه‌های صورت‌حساب فضایی برای طراحی ارائه نمی‌دهند، اما همچنان اضافه کردن لوگوی خود و یک نسخه بسیار مینیمالیستی از طراحی ست اداری شما یک حرکت عاقلانه است.

چه اقلامی از ست اداری الزامی نیستند اما ارزش طراحی و چاپ را دارند؟

در مورد دیگر اقلام ست اداری چطور؟ آیا هیچ کدام از آنها به درد بخور هستند؟ قطعا بله. بهترین دارایی‌های اقلام اضافه ست اداری، آنهایی هستند که علاوه بر آنکه هدفی را در عملیات تجاری شما انجام می‌دهند، رضایت مشتری را نیز افزایش می‌دهند و فرصتی برای انتشار صدای شرکت شما می‌شوند، زیرا می‌توانید این موارد را به عنوان حسن نیت شرکت، به مشتریان هدیه دهید. ما 5 مورد از بهترین اقلام اضافه ست اداری را در زیر لیست کرده ایم.

1. خودکار و مداد

مداد و خودکار لوازم اداری اولیه هستند و تقریبا در همه انواع مشاغل و در بیشتر تعاملات تجاری مورد استفاده قرار می گیرند، و هر بار که شخصی از یک خودکار یا مداد با لوگو و نام شما استفاده می کند، شرکت شما را معرفی می کند.

2. کارت‌ها و تقویم‌ها

کارت پستال و یا کارت دعوت برای اقامت تعطیلات، راه خوبی برای تقویت روابط با مشتری است. تقویم های مارک دار یک ابزار مفید برای زندگی روزمره هستند و مشتریان چنین هدایای شرکت شما را هر روز و در تمام طول سال نگه می دارند. که خلیلی هم بد نیست!

3. دفترچه یادداشت

شما تمام روز در محل کار یادداشت می‌نویسید، و کارمندانتان هم همینطور، و من حاضرم با شما شرط ببندم که مشتریان شما نیز به قلم و کاغذ روی میز خود یا در خانه نیاز دارند. یک دفترچه یادداشت با لوگوی شما ابزار کاربردی مناسبی برای مشتریان شما خواهد بود که هر روز لوگو شرکت شما را روی میز خود خواهند دید.

4. لیوان و فنجان

ساخت لیوان‌ می‌تواند کمی گران‌تر از سایر اقلام موجود در این فهرست باشد، اما مطمئنا ارزش آن را دارد. تصور کنید که در دفتر مشتریان شما، همه کارمندان از لیوان های مارک دار شما که به آنها هدیه داده اید می نوشند. این لیوان و فنجان آرم دار شما، روی میز آنها، در دستان آنها، داخل کمد آنها، هر روز است. چه چیزی بهتر از این می خواهید؟ البته شما و کارمندان شما نیز در شرکت می توانید از فنجان ها و لیوان های مارک دار خود استفاده کنید. این حرفه ای تر است.

5. USB مارک دار

این قلم ست اداری، نسبتا جدید است و بودجه بیشتری می طلبد، اما اگر با فایل‌های دیجیتال کار می‌کنید، داشتن حافظه‌های USB مارک دار ظاهر حرفه‌ای را برای شما به وجود می‌آورد و تحویل آن‌ها به مشتریان راه بسیار مؤثری برای جلب رضایت آنها و کسب‌وکارشان است.

سؤالات متداول در طراحی ست اداری

چرا طراحی ست اداری مهم است؟

داشتن ست اداری با طراحی خوب و همراه با برند، اولین تصور حرفه ای از تجارت شما را ایجاد می کند. شما را حرفه ای و جدی تر می کند و به همان اندازه یک منبع بازاریابی بسیار موثر است که برند، نام شرکت و شعار شما را همیشه در جلوی صورت مشتریان شما قرار می دهد، بدون اینکه خیلی مزاحم آنها باشد.

دلایل مختلفی برای طراحی ست اداری و استفاده از آن وجود دارد که از اصلی‌ترین دلایل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• باعث افزایش اعتماد مشتری می‌شود.
• ماندگاری برند شما در ذهن مشتری بیشتر می‌شود.
• استفاده از ست اداری باعث افزایش پرستیژ کاری کسب و کارتان می‌شود. 

چه اقلامی در طرح ست اداری گنجانده می شود؟

طراحی ست اداری شامل تمام تجهیزات نوشتاری و لوازم اداری است که معمولا برای استفاده روزمره به آن نیاز دارید، مانند کاغذ، سربرگ، خودکار، مداد، پوشه و جعبه. به علاوه ابزارآلات تماس و ارتباط با شما مانند کارت ویزیت.

با طراحی ست اداری سفارشی به یک برند کاملا حرفه ای تبدیل شوید

ست اداری تقریبا بخشی از فعالیت های روزانه مشاغل است. و اکنون می دانید که هر بار که به کسی کارت ویزیت می دهید، هر بار که نامه ای را ارسال می کنید، و هر بار که از مشتری می خواهید فرمی را امضا کند، فرصتی دارید که تصویر برند خود را تقویت کنید و ارتباط بین آن شخص را با خود تضمین کنید.

تنها چیزی که لازم دارید یک طراحی ست اداری حرفه ای است!

برای اطلاعات بیشتر در خصوص طراحی ست اداری و نیز روند طراحی آن، با ما تماس بگیرید یا درخواست خود را ایمیل نمایید. همکاران ما پاسخگوی سوالات شما در خصوص طراحی ست اداری خواهند بود.

ویژگی و استاندارد هایی لازم است تا یک طراحی به بهترین طراحی ست اداری تبدیل شود. رعایت نکات ریز اما مهم می تواند در طراحی بهترین ست اداری تاثیرگذار باشد که مهم‌ترین اصول طراحی ست اداری خلاقانه شامل موارد زیر است:

• طرح و رنگ‌های استفاده شده در ست اداری مطابق سن و سلیقه مخاطبان برند باشد. مثلا برای ست اداری یک برند زنانه بهتر است(بایدی در کار نیست) از رنگ‌های ملایم استفاده شود.
• از طرح یا رنگ سایر رقبا کپی‌برداری صورت نگیرد.
• قاعده روانشناسی رنگ‌ها حتما لحاظ شود.
• اطلاعاتی همچون شماره تماس، نشانی ایمیل و آدرس سایت در نقاط کور ست اداری درج نشود.
• طرح ست اداری شلوغ نباشد تا مخاطب دچار سردرگمی شود.